Documenten aanleveren via Odoo: nieuwe werkwijze en correcte procedure
Vanaf nu gelden er nieuwe afspraken over hoe u uw facturen en documenten bij ons aanlevert. Niet-Peppol documenten worden voortaan uitsluitend via Odoo opgeladen — Silverfin wordt hiervoor niet langer gebruikt. Om vlotte verwerking te garanderen, vragen we u ook om de correcte uploadprocedure te volgen. Hieronder vindt u alles wat u moet weten.
📄 Niet-Peppol facturen en documenten voortaan via Odoo
Facturen en documenten die niet via het Peppol-netwerk binnenkomen, dienen voortaan uitsluitend via Odoo te worden aangeleverd.
⛔ Silverfin wordt niet langer gebruikt voor het opladen van documenten.
Gelieve geen documenten meer te uploaden via Silverfin.
⚠️ De 3 meest voorkomende fouten bij het opladen
We stellen vast dat documenten soms niet of niet correct bij ons toekomen. Hieronder ziet u de meest voorkomende oorzaken en hun gevolg:
| Fout | Gevolg |
|---|---|
| Document niet in PDF-formaat opgeladen (bv. foto, Word, Excel…) | ❌ Kan niet automatisch verwerkt worden |
| Document in een verkeerde map geplaatst (niet in de map “Boekhouding”) | ❌ Niet zichtbaar voor ons — wij kunnen andere mappen niet raadplegen |
| Documenten opgeladen als ZIP-bestand | ❌ ZIP-bestanden worden niet aanvaard en kunnen niet verwerkt worden |
📂 De 3 gouden regels voor een correcte upload
Regel 1 — Formaat: altijd PDF
Laad documenten uitsluitend op als PDF-bestand. Foto’s, Word-bestanden, Excel-bestanden of andere formaten worden niet aanvaard en kunnen niet verwerkt worden. Scan uw bonnetjes of papieren documenten, of gebruik een pdf-scanner-app op uw smartphone, en sla ze op als PDF vóór u ze uploadt.
Regel 2 — Geen ZIP-bestanden
Laad documenten nooit op als ZIP-bestand. Stuur elk document afzonderlijk als PDF. ZIP-bestanden kunnen niet worden geopend of verwerkt in ons systeem.
Regel 3 — Map: altijd “Boekhouding”
Plaats uw documenten in de Document-app van Odoo, in de map “Boekhouding”.
⚠️ Alle andere mappen zijn persoonlijk per gebruiker en zijn voor ons niet zichtbaar en niet raadpleegbaar. Documenten die u in een andere map plaatst, bereiken ons dus nooit.
📄 Welke documenten laadt u op via Odoo?
Hieronder vindt u een overzicht van documenten die u via Odoo aanlevert — steeds als PDF, steeds in de map “Boekhouding”:
- Verzekeringskwitanties
- Credit card uitgavestaten
- Bonnetjes die geen factuur zijn (bv. kassabonnen)
- Parkingfacturen zonder BTW
- Verkoopfacturen die u niet zelf in Odoo hebt opgemaakt
- Dagontvangstbladen
- Kasboek (omgezet naar PDF)
- Facturen van aankopen buiten België, zoals:
- Software-abonnementen (bv. Microsoft, Adobe, …)
- Laadkosten voor elektrische voertuigen
- Andere buitenlandse aankopen
- Alle andere facturen of bewijsstukken die niet via Peppol worden ontvangen
🎬 Hoe laadt u documenten correct op in Odoo?
Bekijk onze korte demovideo die u stap voor stap begeleidt — inclusief het kiezen van de juiste map en het juiste formaat:
Meer instructievideo’s vindt u ook op onze website: m-p.be/nuttige-info/odoo-instructie-videos/
⚠️ Peppol-facturen: niet opnieuw opladen
Ontvangt u van ons een e-mailmelding dat er een Peppol-factuur is binnengekomen in Odoo? Dan hoeft u niets te doen — deze factuur is al automatisch verwerkt in het systeem. Laad deze facturen dus niet opnieuw op, want dat leidt tot dubbele verwerking.
| Type document | Wat moet u doen? |
|---|---|
| Niet-Peppol factuur of document (PDF, papier, …) | ✅ Opladen als PDF in map “Boekhouding” via Odoo |
| Peppol-factuur (u ontving een mail van ons) | ❌ Niets doen — al automatisch verwerkt |
| Document via Silverfin | ⛔ Niet meer gebruiken — gebruik Odoo |
| Document in een andere map dan “Boekhouding” | ⛔ Niet zichtbaar voor ons — verplaats naar map “Boekhouding” |
| ZIP-bestand | ⛔ Niet aanvaard — laad elk document afzonderlijk op als PDF |